Как всё успевать с помощью пробковой доски и стикеров

Секреты тайм-менеджмента от практика

Как всё успевать с помощью пробковой доски и стикеров
Евгения Воронцова
Евгения Воронцова
пытается в тайм-менеджмент

После полугода учёбы моих детей в «Фоксфорде» стало понятно, что у сына с дочерью плохо с планированием. Очень много дел представляются чем-то незначительным и эфемерным. Например, сын говорит: «Мне надо сделать две математики, русский и биологию, потом тренировка, а потом я ещё хочу в гости сходить». Но это только слова, на деле — это семь часов рабочего времени со здоровыми перерывами. И к окончанию дел из этого списка будет уже 11 вечера — на гости уже явно не хватит.

Это значит, что человек не умеет пока выставлять приоритеты для задач и не осознаёт, сколько времени у него занимают мелкие и крупные дела.

Первое, что я спросила у детей: «Сколько времени у вас уходит на тренировку?» Дочь ответила, что час, а сын — два. Но они не учли время на дорогу и подготовку к занятиям. На самом деле на тренировку у дочери уходит три часа вместе с дорогой, а у сына — четыре.

С уроками та же беда. Всё откладывается на последний момент, и в итоге это заканчивается слезами, капающими на клавиатуру в 10 вечера — потому что сил не осталось, а уроков ещё гора.

Я работаю на дому, потому для меня тайм-менеджмент много значит. Я понимаю, что лучше не планировать больше одной поездки в день, что переговоры и планёрки едят не меньше часа и что сделать всё разом — не получится.

Внедряем канбан

После того, как в моей голове сформировался план, то оказалось, что это канбан. Как гласит Википедия: «Канбан — наглядная система разработки, показывающая, что необходимо производить, когда и сколько». Мне было понятно, что мы знаем, что нам нужно, в каких количествах и сколько это занимает времени в общем — но проблема была именно в распределении всех задач во времени. В принципе, этот подход практикуют все системы и можно было натянуть нашу проблему на любую методологию. Но выбрала я эту, возможно, меня привлекли разноцветные карточки.

Почему канбан был выбран — я не знаю. Возможно, потому что с методами водопада*, скрама** и общего котла*** у меня ещё хуже.

*Метод водопада — методика управления проектами, которая подразумевает последовательное прохождение процесса, разбитого на стадии. Переход к новому этапу возможен только после завершения предыдущего.

**Cкрам — метод управления проектами, где команда может разбить на части крупный проект и выполнять его постепенно, по одному фрагменту.

***Общий котёл — методика, по которой работники разбирают задачи сами. Менеджер не жестко фиксирует рамки, а даёт выбрать самостоятельно задачу по душе.

Для начала неплохо узнать у ребёнка количество загрузки: сколько времени уходит на уроки, сколько на дорогу до секций, сколько времени занимает одно занятие.

Первое, что нужно объяснить — неделей можно распоряжаться как угодно. А второе — ребёнок самостоятельно определяет свои приоритеты и результат зависит только от него.

В блоге «Фоксфорда» есть отличная статья про матчасть «Канбан: система эффективного управления проектами». Ей я и руководствовалась.

Сейчас существует много приложений для планирования рабочего процесса, но мы решили, что компьютера и так много. А ещё хотелось сделать время более осязаемым и наглядным для детей. Я сама пишу и калякаю планы на бумажках, хотя пользуюсь на работе планировщиками.

Можно внедрить эту систему и в планировщике на компьютере, но мне и детям хотелось больше наглядности и осязаемости, поэтому мы решили сделать учёт времени офлайн.

Делаем доску

Я купила самоклеющуюся пробковую доску, цветную бумагу, скотч, булавки и кнопки.

Такая доска обошлась в 140 рублей.

Мы с мужем расчертили семь дней. Было важно включить и учебные, и выходные дни, потому что дети у нас постоянно заняты — уроками, тренировками или кружками. День можно планировать гибко — с 6 утра до 12 ночи. Если ты «сова» — не вопрос, делай всё ночью. Если «жаворонок» — можно встать пораньше и сделать дела.

Черновики я сначала расчерчивала на картонной подложке. Простым делением посчитала размер ячеек. Изначально планировала день начать с восьми, но получилось больше.

Карточек в расписании три типа: фиксированные уроки, тренировки, домашнее задание и уборка, она же домашние дела.. Четвёртый появился по настоянию отца. Теперь это ярко-розовые карточки с надписью «уборка». Карточки я сделала в гугл-таблице. Пришлось рассчитать количество пикселей, чтобы каждая карточка занимала ровно одну ячейку. Количество карточек считала с учётом дополнительных занятий. У сына естественный индивидуальный маршрут. Это значит, что математика, астрономия, биология — это не только основные занятия, но и дополнительные. А у дочери много литературы и русского. У обоих много английского — они ещё занимаются с репетитором.

Карточки распечатала на цветных листах и обклеила скотчем с двух сторон. Так они проживут дольше.

Определяем количество нагрузки

Красные карточки. Это онлайн-занятия. Их нельзя двигать без особой надобности, но если тренировка или срочное дело — придётся перенести. Каждая карточка занимает одну ячейку. Один урок + 15 минут перерыва — одна ячейка. Художественную школу дочери записали тоже в красные.

Расписание онлайн-занятий в «Фоксфорде» фиксированное. Потому красные карточки мы налепили твёрдой родительской рукой. Но в перспективе — полный контроль над расписанием должен перейти к детям.

Зелёные карточки. Это тренировки. Можно пропустить — это хобби и личная инициатива ребёнка. Но сын очень нацелен на мастера спорта — потому на тренировки ходит. На карточках есть надписи с самой тренировкой, а есть надпись «дорога». Так ребёнок не забывает, что нужно ещё доехать, учесть пробки и всё остальное. Потому на тренировки они теперь почти не опаздывают.

Жёлтые карточки. Это домашние задания. Их можно двигать, как хочется. Если задание сделано — карточку можно с доски убрать. Если не сделано — перенести на другой день. Решили, что на домашнее задание по каждому предмету тоже заложим по часу — бывает всякое и лучше перебдеть, чем недобдеть.

В реальности можно уложиться и в 15 минут, но бывает, что ребёнок «виснет» или материал нужно пересмотреть. Потому пока закладываем в расписание на каждое домашнее по часу.

Смысл всего этого мероприятия такой — нужно каждую неделю к вечеру воскресенья обнулить все жёлтые карточки (в идеале, конечно же).

У сына много скалолазания. Уборка в ночи, но он её не делает, конечно же.

Пока нам помогает, но приходится напоминать о заполнении расписания. Надеюсь, что скоро получится без напоминаний.

Смотрим на результаты

В итоге теперь понимание времени у детей страдает не так сильно. Ребёнок может важно ответить бабушке, что в пятницу он не может прийти в гости, потому что «в расписании дырка маленькая, давай в субботу».

Домашку стало делать приятнее. Потому что вечером можно со спокойной душой залипать в телевизор/телефон/книжку — ведь точно знаешь, что и когда нужно делать. Появилось ощущение запаса времени и контроля у самих детей. Но самое главное — дети учатся понимать ценность времени. Время — невосполнимый ресурс и это нужно учиться понимать с детства.

Дети учатся быть гибкими. Сейчас это называется красивым словом «флексить». В жаргонном сленге это «выпендриваться», но на языке тайм-менеджмента это значит, что можно перенести дела и сделать их позже — главное, выделить на это время и распланировать. Пропуск занятия — не катастрофа, а повод сделать расписание ещё удобнее. Плюс такая гибкость помогает меньше нервничать по пустякам.

Как внедрить тайм-менеджмент

  1. Узнать, сколько всего задач.
  2. Помнить, что мелких дел не бывает.
  3. Дать возможность планировать расписание ребёнку самому — хотя бы наполовину.
  4. Флексить самим и давать флексить детям.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: