Канбан: система эффективного управления проектами

<<Лид>>

‍

Что такое канбан

Канбан (с японского — «бирка», «карточка», «знак») — японская система оптимизации и управления проектами и производством. Её придумали и впервые внедрили на заводах Toyota в начале 1960-х годов. Постепенно преимущества системы оценили и в других странах. Сейчас она применяется для управления проектами по всему миру.

‍

Основа канбана — использование специальных карточек, на которых отражается вся информация о процессе работы. Работники Toyota на этих карточках отмечают каждый этап производства: сколько сырья выдано, сколько деталей сделано, кто отвечает за проверку деталей на брак, куда деталь будет передана дальше и так далее.

‍

Система канбан помогает:

‍

• выполнять задачи в срок;
• оптимизировать работу (исполнитель точно знает, какие задачи он должен выполнять);
• экономить ресурсы (делается только необходимая работа);
• производить продукт высокого качества.

‍

Как это работает

Карты канбан делятся на два основных вида — карты заказа и карты отбора. На каждый продукт или выполняемую работу заводится одна карта заказа и одна карта отбора.

‍

В карту заказа вносится информация о том, что нужно сделать на каждом этапе для конкретного результата. На каждом следующем этапе с помощью карточек определяется, какие задачи нужно выполнить, чтобы получить на выходе продукт. К примеру, нужно выполнить проект по биологии — вырастить растение. Тогда конечный результат проекта — готовое растение, а карта заказа — это последовательность действий, которую нужно выполнить для его получения: найти рассаду, посадить, регулярно поливать.

‍

Карты отбора содержат информацию о том, какие ресурсы необходимы для создания продукта или выполнения работы на каждом этапе. Чтобы вырастить растение, нужно купить горшок, землю, рассаду, выделить время. Ресурсы — денежные и временные — и перечисляются в карте.

‍

Этот вариант использования карточек удобен, если у вас сразу много разных задач. Таким образом, вы сможете чётко определить, какую работу для получения результата надо сделать по каждой, чтобы не тратить лишнего времени и усилий. Например, кроме проекта по биологии у вас ещё доклад по географии и подготовка к проверочной работе по русскому. Каждой работе присваивается карта заказа и карта отбора. Это помогает наглядно представить, что нужно для успешного выполнения каждой задачи и какой оптимальный план для её успешного завершения в срок.

‍

Кроме карточек, используется также доска канбан: реальная или виртуальная. Доской канбан может стать холодильник или стена перед рабочим столом в комнате. Виртуальную доску можно создать, используя специальные сервисы, например, Trello. На доске крепятся карточки разного цвета, которые содержат информацию: что нужно сделать, на каком этапе находится выполнение конкретной работы, кто её выполняет, в какие сроки, что нужно для её выполнения.

‍

Как учиться с помощью канбана

Систему канбана легко перенести с производства на управление проектами. При этом результатом проделанной работы могут быть не только товары или услуги, но и полученные знания. Образование, и тем более самообразование, — это тоже проект, требующий строгой организации, оптимизации времени, сил и материальных ресурсов.

‍

Для управления любым проектом, в том числе учебным, важно:

‍

1. Чётко определить цель — что должно быть «произведено» и в каком количестве.
2. Определить, что нужно для достижения на промежуточных этапах.
3. Назначить исполнителей.
4. Установить границы их компетенции.
5. Сформировать систему поэтапного контроля качества работы.

‍

К примеру, цель — подготовить проект по школьному предмету. С помощью доски канбана вся работа распределяется на то, что нужно сделать, что делается и что сделано. На карточках пишется информация, какие действия нужно выполнить для успеха: подобрать источники, изучить их, составить план курсовой, написать первую главу, вступление, заключение, правильно оформить работу. Также на карточках отмечается, что нужно для выполнения работы. Так, чтобы подобрать источники, нужно изучить список литературы на тему, сходить в библиотеку, поискать материалы в интернете. По мере выполнения карточка перемещается на следующий элемент доски.

‍

‍

Основные достоинства канбан

Визуализация

Визуальный канал восприятия у многих — ведущий, поэтому информация, поданная в виде рисунков, графиков, диаграмм и схем усваивается лучше и дольше хранится в памяти. Ещё один плюс визуализации — наглядность.

‍

Достаточно бросить один взгляд на доску канбан или карточку, присвоенную «продукту» (например, подготовке к экзамену по математике), как сразу становится ясно, кто исполнитель, на каком этапе находится «производство» и что необходимо для успешного завершения работы.

‍

Ограничение незавершённых производств

Каждый исполнитель точно знает, сколько задач ему нужно выполнить и в какой срок, и не получает новых задач, пока не выполнил предыдущие. Если исполнитель — это школьник, который готовится к экзамену или пишет доклад, его работа распределяется на этапы, и переход на следующий этап возможен только после окончания предыдущего. Этот принцип позволяет управлять количеством задач и не «потонуть» в учебниках с головой.

‍

Фокусировка на работе

Основное внимание уделяется тем задачам, которые находятся в процессе выполнения. Канбан позволяет сразу отследить, на каком этапе работы возникли сложности, и вовремя устранить их.

‍

Внимание к деталям

На каждом этапе есть возможность оценить промежуточный результат, уделить внимание мелким деталям и доработать продукт или проект.

‍

Применяя канбан, можно так оптимизировать учебный процесс, чтобы всё успевать точно в срок, не переутомляться и получить именно тот результат, который требуется.

‍