Как устроено волонтёрство на международных мероприятиях

Что такое международные форумы, можно ли поехать в командировку, будучи волонтёром, и для чего нужно сдавать специальный экзамен

Как устроено волонтёрство на международных мероприятиях
Ксения Галкина
Ксения Галкина
Руководитель отдела подбора и обучения персонала компании «Конгресс»

Моя работа в компании началась с мероприятий председательства России в форуме Азиатско-Тихоокеанского экономического сотрудничества в 2012-м году. До этого я участвовала в выставках и форумах в качестве волонтёра. Сейчас я занимаюсь организацией работы временного персонала и волонтёров на крупных международных мероприятиях по всей России.

Волонтёры участвуют в социальных, экологических, культурных и спортивных проектах — в каждой сфере своя специфика. В одних делах работа волонтёров требуется постоянно, например, помощь бездомным животным. Чтобы заниматься социальными проектами достаточно иметь свободное время и большое желание. Другие проекты реализуются краткосрочно — это событийное волонтёрство, которым мы занимаемся.

Событийная отрасль включает спортивные и деловые мероприятия. На олимпиаду или чемпионат мира по футболу берут добровольцев, которые готовы петь, танцевать и дарить положительные эмоции окружающим. Атмосфера на экономическом форуме отличается строгостью, в команде волонтёров царят дисциплина и дружелюбие. Чтобы стать событийным волонтёром, необходимо пройти обучение и отбор.

В чём особенность деловых мероприятий

Одно из главных правил в нашей работе — ответов «нет» и «не знаю» не существует. При этом ресурсы отдельного волонтёра ограничены, и порой хочется дать отрицательный ответ. Решать такие коммуникативные задачи безумно интересно: задействовать свою сообразительность, знание языка и, если нужно, других членов команды.

Мы сотрудничаем с университетами, приглашаем студентов гуманитарных направлений. Для ребят это практика, возможность увидеть, как организуют мероприятия международного уровня. На художественные выставки и концерты набирают студентов профильных вузов, у юристов тоже своя система набора и подготовки добровольцев.

Волонтёры Международного финансового конгресса в Санкт-Петербурге, 2017 год

Чем интересна работа на международных форумах

Что делают волонтёры

Волонтёры обеспечивают все сервисы, запланированные организаторами для участников: от встреч в аэропорту до рассадки в залах проведения деловой программы. Ребята следят, чтобы в зале были расставлены таблички, и помогают участникам попасть на мероприятия в соответствии с уровнем доступа по бейджам. На информационной стойке ребята отвечают на абсолютно любые вопросы о мероприятии: где можно перекусить, как доехать до центра города, когда выступает докладчик, где распечатать документы.

Что даёт такая работа

Работа в команде волонтёров — это возможность попасть на крупное международное мероприятие. Для студентов — это целая жизнь, в которую ребята полностью погружаются на несколько дней. В каждом направлении волонтёр может раскрыть свой потенциал, попрактиковать иностранный язык, развить деловые качества, научиться работать в команде.

Кто-то любит встречать спикеров, сопровождать их в гостиницу или к месту проведения форума. За это время волонтёру удаётся установить контакт с высокопоставленными гостями, рассказать о городе, о программе мероприятия. Кто-то испытывает драйв от работы на стойке информации — это самое горячее место. Любой другой волонтёр может перенаправить участника сюда, а сотрудники информационного блока должны решить любой вопрос.

Наша компания организует мероприятия по всей стране от Калининграда до Владивостока. В каждом городе мы привлекаем студентов местных вузов, но иногда привозим целый штат волонтёров из других регионов. Например, в рамках Саммита «Россия-Африка» в Сочи в 2019-м году мы обеспечили проживание, дорогу, питание и весь стандартный пакет для более 400 волонтёров. Это были ребята из Краснодара, Армавира, Ростова-на-Дону, Волгограда, Санкт-Петербурга, Москвы, Челябинска и Архангельска. Конечно, на мероприятии работали и волонтёры из самого Сочи.

Ребята действуют сообща, помогают участникам и искренне радуются, когда удаётся удовлетворить запрос гостя. Именно это привлекает студентов в работе волонтёров. За несколько дней волонтёрам удаётся крепко сдружиться, а некоторые даже находят свою вторую половину.

Бонусы

Волонтёры получают всё необходимое для работы, например, форму, которую они оставляют себе. Так несколько лет подряд девушкам выдавали платье, жакет, ремень, шейный платок и плащ. Всем добровольцам предоставляют горячее питание и воду, а также сувениры на память.

Организаторы обычно стараются завершить работу команды небольшим торжеством. Однажды наши добровольцы получили билеты на концерт группы «Би-2», в другой раз для волонтёров организовали закрытую вечеринку с группой «Маша и медведи». Также мы вручаем ребятам благодарственные письма, на основании которых им делают записи в волонтёрские книжки — документ учёта добровольческой практики.

В некоторых вузах добровольцы получают повышенную стипендию, причём прибавка получается существенная. Опыт участия в международных деловых мероприятиях солидно выглядит в резюме и будет полезен будущим ивент-менеджерам или госслужащим.

Карьера

Я училась на факультете международных отношений и мне были интересны статусные мероприятия. Поначалу я работала рядовым волонтёром, проявила себя как ответственный и исполнительный сотрудник. Затем меня стали привлекать к организационной работе. Так часто бывает: сначала ты доброволец, потом тимлидер, а затем тебя приглашают на работу. Половина сотрудников в компаниях, которые организуют саммиты, конгрессы — бывшие волонтёры.

Кто-то из волонтёров налаживает связи с представителями крупных российских и международных компаний, их приглашают на стажировки. Задача волонтёра — помочь участнику мероприятия. В ответ делегаты тоже стараются сделать что-то приятное для ребят: оставляют визитки, пишут благодарственные письма, приглашают на работу.

Вечеринка для волонтеров Саммита G20 в Санкт-Петербурге, 2013 год

К чему нужно быть готовым

Работа волонтёров на международных деловых мероприятиях строго регламентируется, и это не всем подходит. Наш доброволец не может есть или болтать на рабочем месте, он должен быть полностью посвящён мероприятию. Поза, улыбка, лицо — всё должно говорить о готовности помочь. Если кто-то собирает брендированные подарочные блокноты пакетами и делает селфи с Ксенией Собчак, мы с ним расстаёмся.

Если вы планируете получить максимум от общения с участниками и выбираете «горячие» зоны, важно быть готовым к активной работе. В зале заседаний вам придётся весь день провести на ногах, потому что сидеть в присутствии участников запрещено. На стойке информации необходимо целый день слушать и говорить, делать звонки и передавать информацию — это серьёзная эмоциональная и шумовая нагрузка.

Новичкам мы предлагаем работу в блоках и на местах, где нагрузка меньше. Мы стараемся распределить ребят туда, где им будет интересно, опыт работы важен, но главное — заинтересованность человека в проекте. В случае затруднения всегда можно обратиться за помощью к членам команды или руководителю. Эта работа предполагает не только высокую степень личной ответственности, но и взаимную поддержку.

Как попасть в команду волонтёров

Подать заявку

Мои друзья начали помогать на международных мероприятиях в Санкт-Петербурге уже на 2–3 курсе. Я уезжала учиться по программе студенческого обмена и смогла присоединиться гораздо позже, о чём жалею. Вы можете узнать, кто курирует волонтёров в вашем университете и оставить им свои контакты, а можете подать заявку на сайте организатора. Помимо экономического форума наша компания набирала волонтёров на Международный банковский конгресс, Восточный экономический форум во Владивостоке, Российский инвестиционный форум в Сочи, Саммиты АТЭС, G20, ШОС-БРИКС, Глобальный саммит по производству и индустриализации в Екатеринбурге и многие другие.

Пройти отбор

Набор волонтёров на крупные мероприятия начинается примерно за полгода. Например, на Петербургский международный экономический форум, который проходит в конце мая — июне, мы начинаем набирать добровольцев в декабре. Весной проходят лекции и экзамен: будущие волонтёры должны знать историю мероприятия и понимать, какие сервисы мы предоставляем участникам. Кандидаты в волонтёры высказывают свои пожелания, в каком блоке, на каком объекте им бы хотелось работать. В зависимости от результатов экзамена мы предлагаем волонтёру функционал, который готовы ему доверить.

Выбрать направление

Поскольку студенты работают на добровольных началах, мы стараемся найти для каждого максимально интересное направление. В каждом блоке своя специфика работы и требования. Например на стойке информации нужно легко и свободно говорить на иностранных языках. Здесь волонтёр должен держать в голове большой объём информации и уверенно отвечать на любые вопросы участников. В такой работе требуются самые смышлёные и общительные добровольцы.

На аккредитации волонтёры выдают бейджи и работают с базами данных. Здесь требуется информационная компетентность и внимательность. В транспортном блоке работают те, кому интересна логистика: они координируют работу водителей, взаимодействуют с диспетчерами и участниками. Волонтёры блока «Навигация» должны ориентироваться в пространстве мероприятия и уметь показать на карте, где выставочная зона, где залы проведения мероприятий.

Главное в нашей сфере добровольчества — это желание и готовность помогать. Если вы способны учиться и хотите стать частью большого дела, всё получится. На деловых мероприятиях важны ответственность, исполнительность и умение работать в команде. Все эти качества заметны уже в процессе обучения, поэтому на саммиты и форумы попадают действительно надёжные и мотивированные ребята.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: